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工作分析—构建人力资源管理体系的基础

发布时间:2014-03-03 来源:九略管理顾问网

一、什么是工作分析

工作分析,是指收集与某一特定工作有关的工作信息的系统过程。工作分析要对工作性质、工作责任,完成工作所需要的技能和知识等进行分析。通过工作分析,我们可以确定某一项工作的任务和性质是什么,哪些类型的人适合从事这项工作。所有这些信息,都可以通过工作分析的结果-职位说明书进行描述。

但工作分析不仅仅是单纯的关于工作的描述,在很多企业中进行工作分析时只是简单的对工作内容、工作性质进行描述。实际上工作分析除了包括对工作内容、工作性质、工作方式、工作环境、任职者专业要求、经验要求、身体素质要求等多方面的分析以外还应包含企业内外部环境的分析。

工作分析一般采取五个步骤:成立工作分析工作组,收集与工作相关的背景信息,收集工作分析的信息,整理和分析所得到的工作信息,最后是编写职位说明书。

工作分析中这些信息可以通过多种方法获得,主要包括问卷调查法、访谈法、观察法等。问卷调查法是一种简便快捷的获取信息的方法,分析人员把标准化的问卷发放给员工,员工通过填写问卷来描述其工作中包括的任务、职责、环境特征等方面的内容。访谈法包括对该工作主管人员的访谈,对从事该工作的每个员工的访谈,以 及与从事相同工作的员工群体进行访谈。访谈法可以获得比较全面的信息,但是花费时间精力比较大。观察法是通过对人们工作的实际观察获得关于工作的信息,观察法的优点是观察人员能够对工作有一个感性的认识,但不适合与脑力劳动占多数的工作。

二、工作分析是连接组织设计和人力资源管理体系的重要纽带

现代人力资源管理体系不是孤立存在的,而是与一个企业的组织目标、组织战略、组织设计相联系的。建立合理的人力资源管理体系的目的是服务于企业的发展战略,使企业平稳、通畅地运作。但是如何将人力资源体系与企业的组织体系有机地结合起来,工作分析在这其中起到了极其重要的作用。从对工作分析的介绍中我们看 到,工作分析不仅仅是对工作本身信息以及任职者要求信息的收集,还包括对企业环境信息的收集和分析工作。工作分析是以企业内外部环境分析为基础的,根据企业的组织结构、职能设置、生产运作等进行相关工作职责、技能、任职者要求的分析和描述。

所以工作分析是从企业战略、组织向人力资源管理体系过渡的纽带。不仅如此,工作分析的结果也为人力资源内部各个板块的定义和运作提供了依据和基础。

三、工作分析是人力资源管理体系的基础

上面介绍了什么是工作分析,以及工作分析需要获取什么样的信息,在工作分析的过程中,我们会对企业的整体运作、企业的职能设置、以及各个岗位的职责、权限、要求等有一个充分的认识,而工作分析的结果是为人力资源管理工作服务,为人力资源管理体系中的各个部分提供运作的基础和前提。人力资源管理体系中的各个模 块都需要以工作分析结果为基础。

首先,在人力资源规划方面。人 力资源计划对于企业的持续稳定发展是很重要的,而工作分析可以为企业人力资源计划制定提供基本的信息,如组织中有哪些工作任务,多少个职位和岗位,这些职位的权力传递链条及汇报关系如何,每一职位目前是否产生了理想的结果,组织中人员年龄结构、知识结构、能力结构、培训需求和工作安排等。如果没有进行确实 的工作分析,就没有对企业人力资源现状的充分认知,不可能制定出适合企业发展的人力资源规划。

其次,在人员招聘与甄选方面。招 聘人员不是对所有的工作都有充分的认识和了解,有些招聘人员对某些工作可能完全是外行。工作分析可以提供职位的任职资格要求(工作规范),从而为人员招募、甄选决策提供依据,大幅度提高人员甄选技术的效度和信度,降低组织的用人风险,提高员工的整体素质与工作适应性。没有工作分析基础的人员招聘和甄选是 盲目的、缺乏标准的。

第三,在培训与开发体系建设方面。企业中进行任何活动都是有目的性的,培训的目的就是让员工学习到某种工作需要的技能或素质。工作分析中明确说明了每个岗位任职者所需要的技能、知识和素质,这为有针对性的设计培训、开发计划提供了依据,从而有利于提高整个培训活动的效果和效率。

第四,在绩效考核方面。绩效考核实际上是将员工的实际工作业绩与要求达到的工作绩效标准进行比较。职位说明书描述了工作职责、工作内容和任职要求等,这些可以帮助考核人员针对不同 的职位设计考核指标,从而使绩效评价有据可依,大大减少了绩效评价的主观性和随意性,使其能用于员工的报酬决策和人员晋升、调派、奖惩。并且,绩效标准的明确还为任职者设立了一个标杆,使其能够有目标的改进自己的工作,提高工作绩效。只有建立在工作分析基础上的考核指标体系才有可能全面、准确的对员工进行 评价,达到对员工的激励目的。

第五,在薪酬管理方面。要让员工全心全意为企业服务,就需要建立合理的薪酬体系,让员工有一种公平感。报酬通常都是同工作的复杂性、职责大小、工作本身的难度,以及工作要求的任职 资格等联系在一起的,而所有这些因素都必须通过职位分析才能得到确定。通过工作分析,员工可以对工作的职责、技能要求、教育水平要求、工作环境等有明确的了解和认识,企业也可以根据这些因素判断一个工作对于企业的重要程度,从而形成一种工作相对重要程度的排序,并通过职位评价的量化形式来帮助组织确定每个 职位的报酬水平。因此,工作分析是职位评价的基础,也是建立薪酬体系的基础。通过职位分析与职位评价,可以优化企业内部的工资结构,提高报酬的内部公平性。

第六,员工职业生涯规划方面。在 现代社会中,人们越来越重视自己的个人发展,所以企业对于员工职业生涯规划的设计也是企业吸引员工的一个重要方面。工作分析可以摸清楚职位之间在工作内容以及任职资格上的逻辑关系与内在差异,形成以职位为基础的职业生涯通道,以及职业生涯发展的路径、规范与标准,提高员工升迁异动的合理性。

通过以上几点的分析我们可以看到,工作分析在组织与人力资源管理中扮演着相当重要的角色,工作分析是人力资源各项工作的基础,影响着人力资源的各个方面的运作。